Festlegen des Datenumfangs des Projekts

Zur Projektvorbereitung ist die Klärung folgender Fragen notwendig:

• Welchen Umfang soll das Projekt haben? Wer (Nachfrage)/Was (Angebot) ist betroffen?

Es ist z. B. nicht notwendig, ein vollständiges Gebäude zu modellieren, wenn sich im Keller- und Dachgeschoss keine belegbaren Räume befinden und diese dort auch nicht geplant sind.

Wird eine Abbildung der IST-Belegung (siehe Glossar) erstellt, sind folgende Fragen abzuklären:

• Welche Daten zur aktuellen Raumbelegung stehen zur Verfügung? In welcher Form liegen diese vor? (Telefonbuch, Raumbuch etc.)
• Wie sind diese Daten verifizierbar?

Für die zukünftige Belegungsplanung im recotech müssen „Platzansprüche“ bedient werden. In diesem Zusammenhang sollte folgende Frage beantwortet werden:

• Welche vollständigen Auflistungen von Mitarbeitern sind verfügbar?

Die Listen der Personalabteilung (u. a. ERP-Tools) sind in der Regel aktuell und liefern somit zuverlässige Daten.

Zur Festlegung der einzelnen Platzansprüche sind ferner folgende Sachverhalte zu klären:

• Sollen zusätzliche Raumbedarfe, z. B. Arbeitsplätze ohne Mitarbeiterzuordnung platziert werden oder sind solche bereits vorhanden und müssen übernommen werden?
• Welche Mitarbeiter beanspruchen keinen vollständigen oder mehr als einen räumlichen Arbeitsplatz?

Achtung: Um sämtliche recotech-Auswertungen schnell überblicken bzw. interpretieren zu können, sollten die Bezeichnungen der Platzierungseinheiten und Platzansprüche aussagekräftig und eindeutig sein.

Des Weiteren ist folgendes festzulegen:

• Welche Platzanspruchstypen (siehe Glossar) sollen definiert werden?

Bei der Festlegung der Platzanspruchstypen ist es erfahrungsgemäß sinnvoll, sich an den Positionen der Mitarbeiter zu orientieren. Hier sollte der Platz- und Einzelzimmeranspruch von Mitarbeitern weitestgehend standardisiert werden.

• Welche Platzierungseinheiten sollen gebildet werden? Das heißt: wer soll unbedingt zusammen platziert werden?

Bei der Bildung der Platzierungseinheiten ist eine Orientierung entweder an der Organisationsstruktur des Unternehmens oder an den Kommunikationsbeziehungen der Abteilungen untereinander ratsam.