Importmodul I: Objekte und Daten

Nachfragedaten

Auf der Nachfrageseite gibt es in recotech nur drei Ebenen. In den Stammdaten sind das Personen, Platzansprüche und Platzierungseinheiten. In den Planungsvarianten werden Personen nicht beachtet. Allerdings werden Platzierungseinheiten zu Platzierungsgruppen zusammengefasst. Diese Zusammenfassung und überhaupt die Strukturierung der Nachfragedaten in recotech dient nicht in erster Linie der angemessenen Abbildung der gegebenen Organisationsstruktur, sondern der effizienten Belegungsplanung. Ein gewisses Maß an Modellierung der Nachfragedaten unter dem alleinigen Gesichtspunkt der Belegungsplanung ist in den meisten Fällen notwendig.

Platzanspruch

Ein Platzanspruch ist in recotech das kleinste Objekt auf der Nachfrageseite. Ein Platzanspruch hat einen Flächenanspruch (in m²), entweder einen Einzelplatzanspruch oder nicht, gehört einer Platzierungseinheit an und kann in einer Raumzone platziert sein. Sein Flächenanspruch geht als Summand in die benötigte Fläche der Platzierungseinheit ein.
Der Flächenanspruch wird nicht mit einer Nutzungsart (Flächentyp) qualifiziert. Jede Raumzone, die als benutzbar deklariert ist, kann zur Bedienung dieses Anspruchs verwendet werden. Es ist also z.B. nicht möglich, einen Anspruch auf Lagerfläche von einem Anspruch auf Bürofläche zu unterscheiden. Es ist ebenfalls nicht möglich, einen Anspruch zeitlich zu qualifizieren.
Im Rahmen der Berechnung und der Detailplanung kann ein Platzanspruch genau einer Raumzone zugeordnet werden. Ein einzelner Umzug in recotech besteht genau nur darin, diese Zuordnung zu ändern oder erstmals zu setzen. Diese Zuordnungen werden von den Berechnungsalgorithmen vorgeschlagen, können aber manuell geändert werden.
Die Platzierung von mehreren Platzansprüchen in einer Raumzone, deren Größe kleiner ist als die Summe der Flächenansprüche, gilt als Überbelegung und wird von den Belegungsalgorithmen nach Möglichkeit vermieden.

Ein Platzanspruch kann mit keiner, einer oder mehreren Personen assoziiert sein und umgekehrt. In diesem Sinne kann ein Platzanspruch als Stelle in der Organisation aufgefasst werden, da diese unabhängig von den Personen ist, die sie im Moment besetzen. In den allermeisten Fällen wird zwischen Personen und Platzansprüchen eine Eins-zu-Eins-Zuordnung bestehen.
Platzansprüche ohne Personen können unbesetzte Stellen, die Flächenanforderungen größerer technischer Geräte, Bedarf an Besprechungsräumen etc. darstellen.
Platzansprüche mit mehreren Personen stellen Fälle von Jobsharing dar. Desk Sharing zwischen Angestellten in unterschiedlichen Stellen bzw. Funktionen kann in recotech nur durch die Erzeugung eines Platzanspruches dargestellt werden, der mit mehreren Personen assoziiert ist. Das ist inhaltlich nur dann angemessen, wenn beide Stellen bzw. Funktionen den gleichen Flächenanspruch sowie die gleiche Einzelplatzberechtigung haben und darüber hinaus in der gleichen Abteilung arbeiten.


Vor einer vorschnellen Identifikation einer Entität des Quellsystems mit Platzansprüchen sollte folgendes beachtet werden: Der Umzug eines Mitarbeiters wird in recotech dadurch abgebildet, dass ein Platzanspruch einer neuen Raumzone zugeordnet wird. An den Zuordnungen der Person zum Platzanspruch ändert sich nichts. Die Platzansprüche ziehen um und nehmen die Personen mit.
Falls es im Quellsystem drei verschiedene Pendants zu den recotech Personen, Platzansprüchen und Raumzonen (etwa Mitarbeiter, Arbeitsplatz/Schreibtisch und Teilfläche/Büro/Raum o.Ä.) gibt und ein Umzug den Wechsel in der Zuordnung der ersten beiden bedeutet, ist die Identifikation mit Platzansprüchen problematisch, selbst bei perfekter syntaktischer Übereinstimmung.

Platzierungseinheit

Eine Platzierungseinheit ist eine (möglicherweise leere) Menge von Platzansprüchen mit einem Namen, einer frei wählbaren Flächenangabe (in m²) als Puffer und einem Verweis auf den Standort an dem sie angesiedelt ist. Ihr Gesamtflächenbedarf ergibt sich aus der Summe des Flächenbedarfs ihrer Platzansprüche modifiziert durch den Puffer. Genau wie bei den Platzansprüchen ist dieser Flächenbedarf nicht durch die Nutzungsart qualifiziert. Es ist durchaus üblich, für den Flächenbedarf an Lagerfläche, Besprechungsräumen oder Laboren eigene (leere) Platzierungseinheiten zu definieren und diese mittels Vorbelegungen in entsprechend geeigneten Räumlichkeiten zu bedienen.
Platzierungseinheiten sollten unabhängig von einer möglicherweise sehr detaillierten Organisationsstruktur immer alle Mitarbeiter umfassen, deren räumliche Nähe zueinander in den zukünftigen Planungen immer erwünscht ist. Es ist nicht besonders sinnvoll, einzelne Teams, Arbeitsgruppen oder Unterabteilungen, die ohnehin immer in räumlicher Nähe zueinander platziert werden sollen, mit je eigenen Platzierungseinheiten zu identifizieren.

Eine Platzierungseinheit kann einem Team, einer Arbeitsgruppe, einer Unterabteilung oder einer Abteilung entsprechen. Dabei ist allerdings zu beachten, dass alle Platzansprüche einer Platzierungseinheit in räumlicher Nähe platziert werden. Arbeitsgruppen, Abteilungen etc., für die das nicht erwünscht ist, sollten nicht als Platzierungseinheiten angelegt werden. Die Platzierungseinheiten dienen in erster Linie der Belegungsberechnung und nicht der korrekten Abbildung des Organigramms.
Welche Ebene der Organisationstruktur mit den Platzierungseinheiten identifiziert wird, ist eine wichtige Modellierungsentscheidung, die bei der Einführung von recotech mit Bedacht getroffen werden sollte, um den mit einer Änderung verbundenen Aufwand zu vermeiden.
Auch wenn die räumliche Nähe zweier Platzierungseinheiten mit hoher Kommunikationsintensität bei der Berechnung priorisiert werden kann und man im Rahmen der konkreten Planung einzelne Platzierungseinheiten logisch zusammenfassen kann, um die Nähe zu erzwingen, wird eine zu kleinteilige Strukturierung von Platzierungseinheiten die Berechnungen verlangsamen und/oder den manuellen Anteil an der Erstellung von Planungsvarianten unnötig erhöhen und im Ergebnis höchstens genauso gut sein.
Platzierungseinheiten sollten aber auch nicht zu groß gewählt werden. Das detaillierteste Ergebnis der strategischen Planung ist eine Zuteilung von Raumzonen zu jeder Platzierungseinheit. Die Feinplanung besteht in der Zuteilung von Platzansprüchen zu Raumzonen. Für diese bietet recotech zwar Automatismen, aber die einzigen Parameter, die dabei beachtet werden, sind die Größen der Raumzonen, die Flächenansprüche der Platzansprüche und die korrekte Vergabe von Einzelplätzen. Eine so generierte Feinplanung stellt nur einen Möglichkeitsnachweis und einen ersten Vorschlag dar.
Die Befindlichkeiten und Präferenzen der genauen Schreibtischvergabe sind zu komplex, um sie mit einem Algorithmus lösen zu können. Deshalb sollte eine Platzierungseinheit nur so viele Platzansprüche umfassen, dass das Problem der konkreten Büro- und Schreibtischvergabe manuell oder von den Beteiligten selbst lösbar ist.

Person

Personen sind in recotech zwar eigene Entitäten, haben aber mehr oder weniger den Status von Kommentaren, die mit Platzansprüchen verknüpft werden können (wie oben beschrieben mit einer n:m Beziehung). Für die Belegungsplanung ist die aktuelle Stellenbesetzung letztlich irrelevant. Es ist möglich und teilweise sogar erwünscht, in recotech gar keine Personen zu erfassen, um die Anonymisierung und damit die Transparenz und Fairness der Belegungsplanung zu erhöhen.
Personen haben nur die Attribute Vorname, Nachname, Kommentar und eine externe ID. Sie können Räumen oder Raumzonen nicht direkt zugewiesen werden. Sie haben keinen direkten Bezug zu Platzierungseinheiten. Sie haben keine Stellenbezeichnung, keinen Einzelplatzanspruch und keinen Flächenanspruch. Kurz: Alle für die Belegungsplanung relevanten Attribute sind in recotech bei den Platzansprüchen. Die Personen hängen nur als optionaler Zusatz mit daran. Das Ergebnis einer Belegungsplanung kann allerdings mit den Namen der Personen statt den Namen der Platzansprüche ausgewiesen werden.
Bei der Datenübernahme aus Systemen, in denen es keine entsprechende Zweiteilung von Angestellten und ihrer Funktion gibt, wird üblicherweise für jeden Mitarbeiter eine Person und ein Platzanspruch erzeugt und zwischen diesen dann eine Eins-zu-Eins-Beziehung erstellt. Die Namen der so erzeugten Platzansprüche können den Namen der Personen entsprechen. Stattdessen die Stellenbezeichnung und vielleicht eine fortlaufende Nummer zu verwenden, senkt allerdings den Aufwand bei Personalwechsel.

Platzierungsgruppe

Platzierungsgruppen sind Mengen von Platzierungseinheiten, die für jede Belegungsvariante neu definiert werden. Sie existieren in den Stammdaten nicht und können auch nicht importiert werden. Eine Platzierungsgruppe kann keine, eine oder mehrere Platzierungseinheiten enthalten (umgekehrt kann eine Platzierungseinheit nur in einer Platzierungsgruppe sein), ihr Gesamtflächenbedarf ist die Summe des Gesamtflächenbedarfs ihrer Platzierungseinheiten wiederum modifiziert durch einen frei wählbaren Puffer. Dieser Flächenbedarf ist ebenfalls nicht durch eine Nutzungsart qualifiziert. Platzierungsgruppen können Platzierungseinheiten verschiedener Standorte umfassen, auch wenn das in den meisten Fällen wenig sinnvoll ist.
Bei der Belegungsberechnung wird der Platzbedarf einer Platzierungsgruppe durch möglichst zusammenhängende Flächen bedient. Das Zusammenfassen von Platzierungseinheiten zu Platzierungsgruppen erzwingt also eine räumliche Nähe. Ist diese zwar erwünscht aber nicht notwendig, kann sie auch durch entsprechende Einstellung der Kommunikationswerte erzielt werden. Das ist allerdings mit höherem Rechenaufwand verbunden. Insbesondere bei großen Planungen ist eine solche Zusammenfassung notwendig, um die exponentiell steigende Berechnungszeit in einem vertretbaren Rahmen zu halten.

Platzanspruchstyp

Jeder Platzanspruch muss von einem Platzanspruchstyp sein. Letzterer hat einen Namen, eine Flächenangabe und einen Einzelplatzanspruch (ja/nein Wert). Diese Werte dienen als Vorgabewerte für alle Platzansprüche von diesem Typ und werden verwendet, sofern sie im Platzanspruch nicht überschrieben werden. Damit ist es möglich im Rahmen einer Belegungsplanung schnell zu testen, welche Konsequenzen die Änderung der Flächenansprüche für alle Platzansprüche eines Typs hat. Übliche Platzanspruchstypen sind z.B. Azubi, Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Direktor.